Ответственность работодателя за отсутствие кадровых документов в РК

Роль экспертизы происхождения товара в международной торговле

Многие работодатели в Казахстане продолжают считать кадровое делопроизводство второстепенной задачей, уделяя основное внимание продажам, производству и финансовым вопросам. На практике именно отсутствие кадровых документов становится одной из самых распространенных причин административных штрафов и судебных споров. Любая плановая или внеплановая проверка государственной инспекции труда, особенно после жалобы сотрудника, быстро выявляет нарушения.

Работа без договора в РК: цена вопроса для работодателя

Фактический допуск человека к рабочему процессу без предварительного подписания трудового договора признается одним из наиболее грубых нарушений профильного законодательства Казахстана. В соответствии с пунктом 3 статьи 33 Трудового кодекса РК, работник может приступить к выполнению своих обязанностей только после заключения трудового договора.

Допуск работника к исполнению трудовых обязанностей без надлежащим образом оформленного договора квалифицируется как административное правонарушение в соответствии со статьей 86 КоАП РК. Сумма штрафа зависит от организационно-правовой категории работодателя:

Должностные лица компании — административное взыскание в размере 30 МРП.
Субъекты малого предпринимательства — материальная санкция 60 МРП.
Представители среднего бизнеса — штрафные начисления составят 80 МРП.
Крупные корпоративные предприятия — максимальное взыскание в размере 150 МРП.

Повторное совершение данного правонарушения в течение года с момента вынесения первоначального постановления влечет за собой существенное ужесточение штрафных санкций.

Важно понимать, что обнаружение нарушения не освобождает работодателя от обязанностей перед сотрудником.

После проверки договор считается заключенным с даты фактического допуска к работе. Следовательно, организация обязана начислить заработную плату, отпускные, компенсации и иные предусмотренные законодательством выплаты.
Отдельного внимания заслуживает электронный учет трудовых договоров. После заключения договора, сведения необходимо внести в ЕСУТД через портал Enbek.kz. Отсутствие регистрации трудового договора, также рассматривается инспекторами как нарушение требований законодательства и повышает вероятность дополнительных претензий при проверке.

Должностные лица компании — административное взыскание в размере 30 МРП.
Субъекты малого предпринимательства — материальная санкция 60 МРП.
Представители среднего бизнеса — штрафные начисления составят 80 МРП.
Крупные корпоративные предприятия — максимальное взыскание в размере 150 МРП.

Повторное совершение данного правонарушения в течение года с момента вынесения первоначального постановления влечет за собой существенное ужесточение штрафных санкций.

Важно понимать, что обнаружение нарушения не освобождает работодателя от обязанностей перед сотрудником.

После проверки договор считается заключенным с даты фактического допуска к работе. Следовательно, организация обязана начислить заработную плату, отпускные, компенсации и иные предусмотренные законодательством выплаты.

Отдельного внимания заслуживает электронный учет трудовых договоров. После заключения договора, сведения необходимо внести в ЕСУТД через портал Enbek.kz. Отсутствие регистрации трудового договора, также рассматривается инспекторами как нарушение требований законодательства и повышает вероятность дополнительных претензий при проверке.

Нарушение законодательства: ответственность по статье 87 КоАП РК

В ходе проверки инспекторы проверяют весь комплект кадровой документации. Именно поэтому наличие только договоров не гарантирует отсутствие нарушений.

Во время проверки обычно анализируются:

соблюдение сроков выплаты заработной платы;
оформление и выдача расчетных листков;
ведение и корректность заполнения табелей учета рабочего времени;
издание и регистрация приказов по личному составу;
соблюдение графиков режима труда и отдыха;
правильность оформления отпусков и переводов.

Их отсутствие существенно осложняет защиту компании при проверках.

Ошибки при расчете с сотрудниками и несоблюдение сроков выплаты заработных плат — еще один критический маркер риска, за которым следует административное наказание работодателя.

Размер штрафных санкций определяется следующим образом:

должностные лица уплачивают штраф в размере 30 МРП;
малые предприятия - 60 МРП;
средние предприятия - 100 МРП;
крупные предприятия - 150 МРП.

Конкретный размер административного взыскания определяется с учетом категории работодателя.

Особое внимание при проведении проверок уделяется табелям учета рабочего времени. Именно эти документы подтверждают количество фактически отработанных часов каждым сотрудником. При их отсутствии работодателю сложно доказать правильность начисления заработной платы, оплату сверхурочных часов и соблюдение установленного режима труда и отдыха.

Специалисты компании “Союз Экспертиза” предоставляют комплексные услуги по аудиту и полному восстановлению кадрового делопроизводства в строгом соответствии с нормами законодательства РК. Профессиональное приведение внутренней документации в порядок позволяет бизнесу оперативно ликвидировать любые правовые пробелы, полностью исключить риски получения штрафов и гарантировать успешное прохождение государственных инспекций любого уровня

Цепная реакция: как кадровый хаос бьет по налогам и судам

Чек-лист: какая документация должна быть на предприятии прямо сейчас

Проблемы с документами редко ограничиваются штрафами инспекции труда. Отсутствие приказов, штатного расписания, расчетных ведомостей и других обязательных документов способно привести к претензиям со стороны налоговых органов и серьезным судебным разбирательствам.

Во время налоговой проверки инспекторы оценивают не только факт выплаты заработной платы, но и законность таких расходов. При отсутствии подтверждения расходы на оплату труда могут быть признаны необоснованными.

В результате работодателю грозят:

доначисление корпоративного подоходного налога (КПН);
начисление пени за весь период нарушения;
административные штрафы;
необходимость корректировки налоговой отчетности.

Подобные последствия могут оказаться значительно дороже, чем своевременное восстановление кадрового учета.

Не менее серьезны риски при трудовых спорах. Если работник обращается в суд с требованием восстановить его на работе, взыскать заработную плату или признать увольнение незаконным, именно работодатель обязан представить доказательства своей правоты. При отсутствии приказов о дисциплинарных взысканиях, должностных инструкций с подписями сотрудников, актов и объяснительных суды, как правило, принимают решение в пользу работника. Именно поэтому кадровое делопроизводство становится важнейшим инструментом защиты бизнеса.

Даже небольшая компания обязана вести определенный комплект кадровых документов, так как именно их инспектор государственной инспекции труда чаще всего запрашивает в первую очередь.

Базовый пакет кадровой документации организации включает в себя:

письменные договоры с персоналом, включая все оформленные к ним дополнительные соглашения;
согласие на сбор и обработку персональных данных;
журнал учета трудовых договоров;
приказы по кадрам (о приеме на работу, перемещении должностей, командировках, отпусках и увольнении);
актуальное и официально утвержденное штатное расписание компании;
правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), регламентирующие дисциплину на предприятии;
табели учета отработанного времени;
графики сменности (обязательны для компаний, где производственные процессы организованы в несколько смен);
заполненные личные карточки работников (типовые учетные формы);
сформированные персональные личные дела на каждого работника;
должностные инструкции с разборчивой личной подписью сотрудника об ознакомлении;
утвержденный график предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Каждая единица кадрового учета требует безошибочного юридического оформления, оперативного визирования сторонами и строгого соблюдения нормативных сроков архивного хранения.

Многие организации, обращаясь за услугами по оформлению экспортных сертификатов происхождения товара, одновременно проводят комплексную проверку внутренних документов. Такой подход позволяет привести в порядок всю корпоративную отчетность, комплексно защищая бизнес от возможных юридических и финансовых санкций.

Итак, ожидать проверки государственной инспекции труда или судебного спора – крайне рискованная стратегия для любого бизнеса. Значительно выгоднее своевременно провести аудит кадрового делопроизводства и устранить все выявленные нарушения до того, как они приведут к финансовым потерям.

Когда бизнесу требуется восстановление кадровой документации

Утрата кадровых документов или ошибки в их ведении могут привести к штрафам и спорам. Разберем, когда компаниям требуется восстановление кадровой документации.